Mise en service KLOQin

Préalable

Avant de commencer

KLOQin s'ouvre dans un navigateur. Il n'y a rien à installer sur un ordinateur, rien à télécharger sur une boutique d'applications.

Il vous faut	Précision
L'adresse	kloqin.com — le site. Chaque espace a ensuite la sienne, listée juste après.
Un compte	Votre compte Propriétaire est créé par SeedScaleUp en même temps que votre entreprise. Vous recevez une invitation par email.
Un téléphone par personne	Android ou iPhone, avec un navigateur récent. C'est le seul matériel nécessaire.
Un point d'affichage	Un mur à l'accueil, pour le QR code que vos collaborateurs scanneront.

Les quatre adresses

KLOQin n'est pas un seul écran mais trois espaces distincts, plus le site public. Chacun a son adresse : donnez à chaque personne celle qui la concerne, et elle arrivera directement au bon endroit.

Adresse	Pour qui	Ce qu'on y fait
kloqin.com	Le public	Le site de présentation. C'est l'adresse à communiquer largement.
kloqin.com/app	Vos collaborateurs	Pointer son arrivée et son départ, consulter son historique. C'est cette adresse-là qu'ils installent sur leur téléphone.
kloqin.com/console	Vous et vos managers	Suivre l'équipe, corriger un pointage, régler les horaires, ajouter un collaborateur.
kloqin.com/platform	SeedScaleUp	L'administration du produit. Vous n'y avez pas accès, et vous n'en avez pas besoin.

Si vous ne vous souvenez plus laquelle est la vôtre : ouvrez kloqin.com et descendez en bas de page. Les trois espaces y sont nommés.

Bon à savoir

L'heure enregistrée est toujours celle du serveur, jamais celle du téléphone. Personne ne peut avancer sa montre pour arriver à l'heure.

Chapitre 1

Ouvrir votre console d'administration

La console est votre poste de pilotage : qui est arrivé, à quelle heure, qui manque. Elle s'ouvre depuis un ordinateur comme depuis un téléphone.

Première connexion

Ouvrez l'invitation reçue par email. Elle vient de KLOQin et contient un lien valable 48 heures.

Si le délai est dépassé, demandez-en une nouvelle à SeedScaleUp — le lien ne se prolonge pas.
Choisissez votre mot de passe. Le lien vous y mène directement. Dix caractères au minimum.
Vous êtes connecté. Rendez-vous sur kloqin.com/console et mettez cette adresse en favori : c'est votre porte d'entrée quotidienne.

Les fois suivantes

Ouvrez kloqin.com/console
Saisissez votre email et votre mot de passe, puis Accéder à la console.

Cochez Rester connecté sur votre appareil personnel : vous n'aurez plus à ressaisir votre mot de passe pendant trois mois.
Mot de passe oublié ? Mot de passe oublié ? sous le formulaire vous envoie un lien par email.

Réglez vos horaires avant tout le reste

Tant que l'heure officielle n'est pas la vôtre, chaque pointage sera jugé sur une règle qui n'est pas la vôtre. Allez dans Sites, onglet Horaires, et vérifiez trois valeurs :

Réglage	Ce qu'il décide
Plage horaire	L'heure officielle de début. C'est à partir d'elle que les minutes de retard se comptent.
Tolérance de retard	Le délai de grâce. Elle décide du statut, pas du décompte : avec 08:00 et 10 minutes de tolérance, une arrivée à 08:07 est à l'heure, et une arrivée à 08:17 est en retard de 17 minutes — pas de 7.
Jours travaillés	Les jours où une absence compte. Les autres sont ignorés des statistiques.

À vérifier une fois pour toutes

Faites un pointage d'essai et comparez l'heure affichée à votre montre. Si elle diffère, signalez-le immédiatement à SeedScaleUp : un décalage de fuseau horaire fausse tous les calculs sans que rien ne paraisse cassé.

Affichez le QR code à l'accueil

Ouvrez Sites. Le QR code de chaque site y figure.
Télécharger l'affiche produit un PDF prêt à imprimer, avec le QR en grand et le code de secours en dessous.
Imprimez-le et posez-le à hauteur d'yeux, à l'entrée. Il doit se scanner à un bras de distance, avec un téléphone d'entrée de gamme.

Attention

Régénérer remplace le code du site sur-le-champ. Toutes les affiches déjà posées cessent immédiatement d'être acceptées. Ne le faites qu'après avoir imprimé la nouvelle affiche, et jamais un matin à l'heure d'arrivée.

Chapitre 2

Faire entrer votre équipe

Deux chemins, au choix. L'invitation par email convient aux petites équipes ; le code d'équipe est plus rapide dès qu'il y a du monde, et ne dépend d'aucune boîte mail.

Méthode A — l'invitation par email

Une personne à la fois. Chacun reçoit son lien et choisit son mot de passe.

Ouvrez People, puis + Ajouter un collaborateur.
Renseignez NOM COMPLET, l'email professionnel, le SITE et le RÔLE. Le POSTE est facultatif.
Validez. L'invitation part aussitôt ; le lien est valable 48 heures.

Tant que la personne ne l'a pas ouvert, elle apparaît dans la liste comme invitée.

Méthode B — le code d'équipe

Un code de six caractères, à dicter en réunion ou à écrire au tableau. Chacun le saisit une fois, choisit son mot de passe, et entre. Aucun email n'est nécessaire.

Dans People, repérez le bloc Codes d'équipe.
Choisissez le SITE, le RÔLE, le Nombre de collaborateurs autorisés à s'en servir, et sa Validité (jours).
Créer un code. Le code s'affiche : communiquez-le.

Le compteur d'utilisations se met à jour à chaque personne qui entre. Quand le code a fait son office, Désactiver le retire du jeu.

Pourquoi ce code se dicte bien

Il ne contient jamais les caractères qui se confondent à l'oral ou à l'écrit : ni 0 1 2 5 8, ni B I O S Z. Un « o » entendu au téléphone ne peut donc pas être un zéro : ce n'est ni l'un ni l'autre.

Quel rôle donner

Rôle	Ce qu'il permet
Collaborateur	Pointer, consulter son propre historique. Ne voit que ses données. C'est le rôle de la quasi-totalité de votre équipe.
Admin	Tout ce qui précède, plus la console : les présences de tous, les corrections, les rapports, l'ajout de collaborateurs. Réservez-le à une ou deux personnes.
Propriétaire	Posé une seule fois, à la création de l'entreprise. Il n'est pas proposé dans le formulaire — il n'y en a qu'un.

Les personnes qui n'ont pas à pointer

Un dirigeant, un consultant externe, un commercial en déplacement permanent : ouvrez sa fiche et décochez Attendu au pointage. Elle disparaît du tableau du jour et des rappels, et ne pèse plus sur votre taux de ponctualité — tout en gardant le droit de pointer si elle le souhaite.

Faire partir quelqu'un

Sur chaque ligne de la liste, deux commandes. Elles ne font pas du tout la même chose.

Commande	Effet
Désactiver	Retire l'accès. Tout l'historique est conservé et la personne peut être réactivée. C'est le bon choix dans la quasi-totalité des cas, y compris un départ.
Supprimer	Détruit définitivement ses pointages. La fenêtre de confirmation annonce le nombre exact de journées en jeu. Réservez-le aux comptes créés par erreur.

Traçabilité

Toute modification administrative — une correction d'heure, une désactivation, une suppression — est inscrite au journal avec son auteur, sa date et son motif. Ces données peuvent servir à justifier une décision : rien ne s'y efface en silence.

Chapitre 3

Pointer au quotidien

Voici ce que vit votre collaborateur. Transmettez-lui cette section telle quelle : elle se lit en deux minutes, et il n'a rien d'autre à apprendre.

Se connecter la première fois

Si vous avez reçu une invitation par email : ouvrez le lien, choisissez votre mot de passe. C'est fait.
Si on vous a donné un code d'équipe : ouvrez kloqin.com/app/join, saisissez le code, votre nom, votre email et le mot de passe de votre choix.
Installez l'application sur votre écran d'accueil. Dans le menu de votre navigateur : Ajouter à l'écran d'accueil sur iPhone, Installer l'application sur Android.

KLOQin devient alors une icône comme les autres, et s'ouvre en un geste — ce qui compte quand on pointe chaque matin.

Les jours suivants

Ouvrez KLOQin. Vous restez connecté trois mois : pas de mot de passe à ressaisir chaque matin.
Appuyez sur Check in, visez le QR code affiché à l'accueil. Votre arrivée est enregistrée et l'écran vous la confirme.
Le soir, Check out de la même façon.

Si la caméra ne répond pas

Saisir un code à 6 chiffres vous laisse taper à la main le code inscrit sous le QR sur l'affiche. Le pointage est identique, à la seconde près.

Ce qu'il faut savoir

Un Check-Out sans Check-In n'est pas possible. Si vous avez oublié de pointer votre arrivée, vous serez bloqué toute la journée : prévenez votre administrateur, il saisira l'heure à la main — l'opération est tracée.

Repère

Ne pas confondre les deux codes

KLOQin en utilise deux, et ils n'ont rien à voir. C'est la confusion la plus fréquente au démarrage.

Le code d'équipe

T4VCHT

Forme: Six caractères, lettres et chiffres mêlés.
À quoi il sert: À rejoindre l'entreprise. Une seule fois dans sa vie.
Qui le donne: L'administrateur, depuis People.
Durée: Quelques jours, et un nombre d'usages limité.

Le code de secours

418 207

Forme: Six chiffres, uniquement des chiffres.
À quoi il sert: À pointer quand la caméra refuse. Tous les jours s'il le faut.
Qui le donne: Personne : il est imprimé sous le QR, sur l'affiche de l'accueil.
Durée: Il reste valable tant que l'affiche est en place.

Pour finir

Ce qui se passe tout seul

Trois comportements dont il vaut mieux être averti, parce qu'ils surprennent la première fois.

Quand	Ce qui arrive
23:00	Les journées restées ouvertes se referment automatiquement. Ce n'est pas une sanction : la journée est marquée comme clôturée d'office, et un rappel s'affiche le lendemain matin.
Deuxième pointage	Une seconde tentative de Check-In dans la même journée ne crée rien : un message rappelle l'heure déjà enregistrée.
Au fil des mois	Les données sont conservées douze mois glissants, puis purgées. Exportez vos rapports si vous devez les garder plus longtemps.

Absences et missions

Une journée peut être qualifiée en absence justifiée ou en mission extérieure depuis la fiche du collaborateur. Ces journées sortent du calcul de ponctualité — sans quoi votre taux serait faux dès le premier mois. Ce n'est pas une gestion de congés : c'est un champ, posé à la main, quand la situation le justifie.