Savoir qui est là, sans y passer ses matinées

Le problème qu'il résout

Dans une entreprise d'une dizaine de personnes, personne ne sait vraiment qui est arrivé à quelle heure. On le sent, on ne le mesure pas — et faute de mesure, la question devient un sujet de tension plutôt qu'un fait.

Les réponses habituelles coûtent plus qu'elles ne rapportent. Une badgeuse se pose, se câble, tombe en panne et ne suit pas sur un second site. Un cahier à l'accueil se remplit après coup. Un fichier partagé se recopie à la main, avec les erreurs que cela suppose.

KLOQin prend le problème par l'autre bout : le téléphone que chacun a déjà dans la poche, une affiche imprimée à l'accueil, et un enregistrement dont l'heure ne se discute pas.

Cinq partis pris

Ils expliquent la plupart des choix du produit, y compris ceux qui surprennent au premier abord.

1. L'heure du serveur fait foi, toujours

   L'heure du téléphone n'entre jamais dans un calcul. Avancer sa montre ne change rien à ce qui est enregistré. Tout est stocké en temps universel et relu dans le fuseau de votre entreprise — le décalage ne se perd nulle part.

2. Mesurer, ne jamais bloquer

   Un collaborateur empêché de pointer abandonne l'outil en deux semaines. KLOQin enregistre donc le contexte du pointage — adresse réseau, position si le téléphone l'accorde, empreinte de l'appareil — mais aucun de ces éléments ne refuse jamais un pointage. Ils renseignent, ils n'arbitrent pas.

3. Une seule action pour pointer

   Ouvrir, scanner, c'est fini. Le collaborateur ne remplit aucun formulaire, ne saisit jamais une heure, ne justifie jamais un retard. Ce qui demande un effort quotidien finit par ne plus être fait.

4. Aucune règle métier écrite dans le logiciel

   Heure officielle, tolérance, jours travaillés, jours fériés, durée de conservation : tout se règle depuis la console, par entreprise. Une société qui ouvre à 06:00 et une autre à 14:00 utilisent le même produit sans qu'une ligne de code change.

5. Aucune correction silencieuse

   Toute modification administrative d'un pointage écrit une ligne au journal : qui, quand, la valeur avant, la valeur après, et le motif — obligatoire. Ces données peuvent servir à justifier une décision ; elles doivent pouvoir se défendre.

Côté collaborateur

Une application installable sur l'écran d'accueil, en un geste depuis le navigateur. Rien à télécharger sur une boutique. Quatre écrans, dont un seul sert tous les jours.

La série, et pourquoi elle existe

L'écran du jour compte les journées consécutives à l'heure. Ce n'est pas un gadget : c'est le seul élément du produit qui s'adresse au collaborateur plutôt qu'à l'employeur. Il transforme une contrainte subie en repère personnel — et un outil de pointage que les gens n'ont aucune raison d'aimer est un outil qu'ils contourneront.

La série est plus exigeante que le statut, et c'est voulu. La tolérance existe pour ne pas traiter en retardataire quelqu'un qui a cinq minutes de circulation : elle décide du statut, donc de ce qui remonte aux statistiques et à la paie. La série, elle, demande d'être là à l'heure dite. Avec une ouverture à 08:00 et dix minutes de tolérance, une arrivée à 08:05 reste « à l'heure » — rien à reprocher à cette personne — mais sa série repart de zéro. Sans cela, la tolérance serait gratuite : on pourrait arriver à 08:09 chaque matin sans jamais rien perdre.

Quand la caméra refuse

Un code à six chiffres est imprimé sous le QR de l'affiche. Saisi à la main, il enregistre exactement le même pointage, à la seconde près. Une caméra capricieuse ne doit jamais être une raison de ne pas pointer.

Côté administrateur

Six écrans, accessibles depuis un ordinateur comme depuis un téléphone. Le premier répond en trois secondes à la seule question du matin : qui est là.

La fiche d'un collaborateur

Elle rassemble ce qu'il faut pour une conversation : les trente derniers jours, la ponctualité du mois, la série en cours, et quatre commandes — corriger un pointage, qualifier une journée, envoyer un rappel, éditer la feuille d'heures en PDF.

On y règle aussi deux choses discrètes mais utiles : le rôle, et l'interrupteur Attendu au pointage — à décocher pour un dirigeant ou un consultant externe, qui sort alors du tableau du jour et du calcul de ponctualité sans perdre le droit de pointer.

Les règles de gestion

Ce sont elles qui décident de ce qu'affiche un écran. Les connaître évite les surprises du premier mois.

Retard : la tolérance décide du statut, pas du décompte

C'est la règle la plus souvent mal comprise, alors voici le même exemple en trois cas, avec une heure officielle à 08:00 et dix minutes de tolérance.

La tolérance est une zone de grâce sur le statut. Elle n'efface pas les minutes : un retard de dix-sept minutes reste un retard de dix-sept minutes.

Un seul pointage par journée

Un collaborateur ne peut avoir qu'une arrivée et qu'un départ valides par journée de travail. Une seconde tentative ne crée rien : un message rappelle l'heure déjà enregistrée. La contrainte est posée dans la base de données, pas seulement dans l'écran — deux téléphones qui pointent en même temps ne créeront pas deux lignes.

Départ, oubli et clôture de nuit

• Pas de départ sans arrivée : l'ordre ne s'inverse pas.
• Un collaborateur qui a oublié son arrivée est bloqué pour la journée. Le cas se règle par une saisie manuelle tracée de l'administrateur — c'est voulu : cela laisse une trace au lieu d'une approximation.
• À 23:00 heure locale, les journées restées ouvertes se referment d'office. La journée est marquée comme clôturée automatiquement, jamais transformée en sanction, et un rappel s'affiche le lendemain matin.

Absences et missions

Une journée peut être qualifiée en absence justifiée ou en mission extérieure. Ces journées sortent du calcul de ponctualité.

Rôles et permissions

Trois rôles, et une règle simple : un collaborateur ne voit que ses propres données.

Le Propriétaire est posé une seule fois, à la création de l'entreprise, et ne se change pas depuis la console. Il n'est pas proposé au moment de créer un collaborateur : il n'y en a qu'un.

Un administrateur ne peut pas modifier son propre rôle. Il perdrait la console sans pouvoir se la rendre — un autre administrateur le fera pour lui.

Ce qui est enregistré à chaque pointage

Autant le dire franchement, y compris à vos collaborateurs : c'est la meilleure façon que l'outil soit accepté.

Ce que KLOQin n'enregistre pas : aucune photo, aucun son, aucune position en dehors du moment du pointage, aucun suivi entre deux pointages. L'image de la caméra est lue dans le téléphone et n'est envoyée nulle part.

Exports et conservation

Ce que vous pouvez extraire

• Le registre des pointages, en Excel ou en CSV : une ligne par collaborateur et par jour — date, arrivée, départ, minutes de retard, statut, durée de présence.
• La feuille d'heures d'un collaborateur, en PDF, pour un mois donné.
• L'affiche du QR code d'un site, en PDF prêt à imprimer.

Le format du registre est volontairement neutre — un pivot, pas le format d'un logiciel de paie en particulier. Les adaptateurs vers tel ou tel outil se posent ensuite, sans toucher aux données.

Combien de temps les données restent

Douze mois glissants, puis purge automatique. La durée est un réglage de votre entreprise : si votre obligation légale diffère, elle s'ajuste. Le journal d'audit, lui, se conserve plus longtemps — c'est lui qui permet de justifier une décision des mois après.

Sécurité et traçabilité

Les formules

En francs CFA, par mois. L'abonnement se règle à l'entreprise, jamais au collaborateur individuellement.

Starter à l'année : 100 000 XAF au lieu de 120 000 — deux mois offerts. Les plafonds de collaborateurs et de sites sont appliqués par la base : dépasser son plan échoue franchement au lieu d'afficher un avertissement qu'on ignore.

Ce que KLOQin ne fait pas

Un produit qui prétend tout faire ne fait rien de bien. Voici ce qui est délibérément hors du périmètre, pour que personne ne le découvre après signature.

• Ce n'est pas un logiciel de paie. KLOQin produit les données ; le calcul des salaires se fait ailleurs.
• Ce n'est pas une gestion de congés. Une journée se qualifie en absence ou en mission, à la main. Il n'y a ni solde, ni compteur, ni circuit de validation.
• Aucune sanction automatique. L'outil constate ; les décisions appartiennent à l'entreprise.
• Pas d'heures supplémentaires calculées. La durée de présence est fournie brute.
• Pas de géolocalisation bloquante. La position renseigne, elle n'autorise pas.
• Pas de justificatif de retard demandé au collaborateur. Ce n'est pas à un logiciel de conduire cette conversation.